Автоматизация отдела продаж. Пример компании ИЕСофт от первого лица.

Опубликовано автором

В декабре 2023 г. ко мне обратился журнал Генеральный Директор с просьбой рассказать о том, как мы автоматизировали отдел продаж. Своего рода это должно было быть интервью, только оно было не в виде интервью, а в виде ответов на вопросы для дальнейшей публикации статьи. Статью-таки мы написали, и она опубликована в журнале (ссылка на статью https://m.e.kom-dir.ru/1066689), но, к сожалению, дошла до журнала не совсем в том виде, как я это видела изначально. Ну да и ладно, редакторам журнала виднее, а в своем блоге я хочу изложить эту историю именно так, как изначально и хотела её изложить.

КАК БЫЛО

Долгое время (около 10 лет) мой отдел продаж работал практически в ручном режиме: цены считали по прайс листам и по формулам в Excel, коммерческие предложения составлялись вручную. Эти рутинные задачи занимали не менее 30% (если не 50%) процентов рабочего времени в день.

А ещё у нас не было централизованного хранения всех КП в единой CRM системе. В конце каждого месяца я проводила анализ продаж также в Excel и тратила на это половину своего драгоценного выходного. Наконец, я поняла, что стала уставать от этого. На помощь пришел муж, который нашел подрядчиков по автоматизации отдела продаж.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ЭТАП 1. От счета до реализации. Логистика

Автоматизацию отдела продаж мы начали с внедрения 1С.Управление торговлей. С помощью программы автоматизировали работу менеджеров с момента выставления счета до момента отгрузки (реализации): собственно выставление самого счета, привязка договоров к Заказу клиента, привязка закупки у поставщика для обеспечения выполнения заказа и, наконец, отгрузочные документы. Весь процесс поставки от начала и до конца стал выстраиваться в цепочку автоматически, что также позволило автоматизировать подсчет маржи по сделке и заработанный менеджером процент.

На этом же этапе мы настроили автоматические отчеты по итогам месяца: сколько денег заработала компания в целом, какие расходы были понесены на доставку товара клиентам, какая товарная группа принесла нам сколько денег в месяце, квартале или в году.

То есть теперь мы видим не только маржинальность сделок, но и целых направлений, групп клиентов, а также эффективность менеджеров.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ЭТАП 2. От первого касания клиента до счета. Классическая CRM

После внедрения этапа “от счета до реализации” и настройки 1С для этого логистического процесса у нас возникла потребность в автоматизации полного цикла сделки — от первого контакта с клиентом до отгрузки, то есть не хватало классической CRM системы для доведения клиента до счета.

Реализовать это можно было двумя способами:

  • первый вариант — внедрить в помощь к 1С популярную CRM систему Битрикс24 ;
  • второй вариант — настроить CRM в той же самой 1С Управление торговлей с учетом особенностей нашего бизнеса.

По этому поводу у меня были споры с руководителем отдела продаж, так как он считал, что внедрить Битрикс24 будет проще и быстрее, я же настояла на втором варианте, чтобы мы работали и развивали единую корпоративную систему 1С. В итоге у нас получилось доработать и создать CRM систему с учетом особенностей нашего бизнеса в ЕДИНОЙ корпоративной системе 1С УТ.

Да, мы пошли по пути Воина и даже, скорее всего, потратили больше денег, но это лучше, чем скрещивать между собой Битрикс 24 и 1С. Моё мнение по этому вопросу не поменялось, а только утвердилось.

В CRM сотрудники вносят все данные по компании клиента, контактным лицам клиента с указанием роли человека (ЛПР или не ЛПР), отмечают каждое касание с клиентом — разговор, письмо, встреча и результат этого касания.

Менеджер может сделать одно или несколько Коммерческих предложений и они автоматически становятся неотъемлемой частью СДЕЛКИ.

И в какой-то момент, когда договоренность достигнута, на основании Коммерческого предложение создается СЧЕТ клиенту и выстраивается ИТОГОВАЯ цепочка:

СДЕЛКА — КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ (одно или несколько) — СЧЁТ — ЗАКАЗ у ПОСТАВЩИКА — РЕАЛИЗАЦИЯ.

Для CRM мы также сделали свои отчеты. Это отчет по пайплайну в будущее, отчёт по текущей загрузке менеджера, настроили воронку продаж, отслеживаем конверсию сделок в продажи.

Сопротивления в принятии CRM системы в нашей компании не было. Каждый сотрудник понимал, что это ускорит и упростит его работу, поэтому в итоге нам потребовалось около двух недель на обретение привычки после каждого нововведения.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ЭТАП 3. Автоматизация работы с лидами

Все лиды, которые генерирует наш сайт, поступают на корпоративную почту. Дальше специально выделенный сотрудник переносит это в CRM систему путем пересылки email письма, где на основании email письма автоматически создается сделка и далее назначается на кого-либо из менеджеров по продажам. Сделки распределяются, исходя из загрузки менеджера, для чего проводим еженедельные планерки, и специализации менеджера на определенных продуктовых группах.

Если лид поступает по звонку или от постоянного клиента, то каждый менеджер может создать себе сделку в 1С CRM самостоятельно вручную.

СРОКИ ВНЕДРЕНИЯ

Весь процесс автоматизации отдела продаж у нас занял полтора года: с марта 2020 года до середины 2021 года. Если 1 этап внедрения 1С у нас занял 6 месяцев с учётом написания технического задания, то 2 этап оказался гораздо более сложным и занял год с учетом всех доработок программы.

Сейчас допиливание CRM системы также идёт, где-то 1 раз в полгода мы придумываем, что ещё можно автоматизировать, и даем задачу 1С-никам на исполнение. Процесс совершенствования бесконечен.

В ИТОГЕ

После автоматизации менеджеры стали успевать гораздо больше. Если раньше весь отдел продаж в месяц закрывал около 25-30 сделок, то сейчас у нас по 20-25 сделок в месяц может сделать каждый менеджер. Это колоссальный рост, с учетом того, что работает пять продавцов, получается производительность труда выросла на 500%.

После автоматизации отдела продаж я смогла подняться на стратегический уровень мышления. Лично у меня настал новый этап развития, я углубилась в маркетинг и PR бренда компании. А самое главное — я избавилась от рутины и мои выходные стали по-настоящему моими выходными, а не рабочими днями.

И, как вы знаете, стартовала ещё один бизнес ДЗЕН ТУР (dzen-tour.ru) ❤️

lovkova.eu